Komunikasi profesional, seperti dalam menjawab telepon dan email bisnis bahasa Mandarin, membutuhkan cara penyampaian yang berbeda dari percakapan sehari-hari. Saat menelepon atau mengirim email, kamu perlu memilih kosakata, struktur kalimat, dan nada bahasa Mandarin yang sesuai dengan situasi serta lawan bicara.
Kemampuan telepon dan email bisnis bahasa Mandarin penting ketika kamu berkomunikasi dengan klien, rekan kerja, atau mitra dari China. Agar komunikasi tetap terdengar profesional, kamu perlu memahami cara menyampaikan informasi sesuai konteks. Yuk, simak panduan berikut!
Frasa Membuka dan Menutup Panggilan Telepon Bisnis
Saat melakukan panggilan bisnis, bagian pembuka menjadi penting karena kamu perlu melakukan perkenalan formal dan menjelaskan tujuan telepon secara singkat. Sebaliknya, penutupan perlu menunjukkan bahwa pembicaraan telah selesai tanpa terdengar terlalu mendadak.
Berikut beberapa frasa telepon dan email bisnis bahasa Mandarin yang bisa kamu pelajari untuk membuka dan mengakhiri panggilan secara profesional.
| Frasa Mandarin + Pinyin | Arti | Contoh Penggunaan |
| 您好 (nín hǎo) | Halo | 您好，我是Cetta公司的王丽。 (Nín hǎo, wǒ shì Cetta gōngsī de Wáng Lì.) — Halo, saya Wang Li dari Cetta. |
| 请问您是……吗？(qǐngwèn nín shì… ma?) | Apakah Anda… ? | 请问您是李经理吗？ (Qǐngwèn nín shì Lǐ jīnglǐ ma?) — Apakah Anda Manajer Li? |
| 我想跟您确认一下…… (wǒ xiǎng gēn nín quèrèn yíxià…) | Saya ingin mengonfirmasi… | 我想跟您确认一下会议时间。 (Wǒ xiǎng gēn nín quèrèn yíxià huìyì shíjiān.) — Saya ingin mengonfirmasi waktu rapat. |
| 现在方便说话吗？(xiànzài fāngbiàn shuōhuà ma?) | Apakah bisa untuk berbicara? | 请问您现在方便说话吗？ (Qǐngwèn nín xiànzài fāngbiàn shuōhuà ma?) — Apakah sekarang Anda bisa berbicara? |
| 请稍等一下 (qǐng shāo děng yíxià) | Mohon tunggu sebentar | 请稍等一下，我帮您确认。 (Qǐng shāo děng yíxià, wǒ bāng nín quèrèn.) — Mohon tunggu sebentar, saya akan mengeceknya. |
| 保持联系(Bǎochí liánxì) | Mari tetap berkomunikasi | 好的，我们保持联系。 (Hǎo de, wǒmen bǎochí liànxí.) — Baik, mari kami tetap menjaga komunikasi. |
| 感谢您的时间 (gǎnxiè nín de shíjiān) | Terima kasih atas waktunya | 感谢您的时间，今天先聊到这里。 (Gǎnxiè nín de shíjiān, jīntiān xiān liáo dào zhèlǐ.) — Terima kasih atas waktunya, kita akhiri pembicaraan hari ini. |
| 再见 (zàijiàn) | Sampai jumpa | 好的，谢谢您，再见。 (Hǎo de, xièxie nín, zàijiàn.) — Baik, terima kasih, sampai jumpa. |
Struktur Email Bisnis Formal Berbahasa Mandarin
Email bisnis membutuhkan struktur yang lebih teratur karena penerima perlu memahami tujuan pesan dengan cepat. Berikut struktur dasar email bisnis bahasa Mandarin yang dapat kamu gunakan sekaligus untuk meningkatkan skill menulis dalam konteks profesional.
1. Subjek Email
Subjek harus singkat dan langsung menunjukkan tujuan email. Hindari subjek yang terlalu umum seperti 你好 (nǐ hǎo) karena penerima tidak dapat mengetahui isi pesan hanya dari judulnya.
Contoh:
关于会议时间的确认
Guānyú huìyì shíjiān de quèrèn
Konfirmasi waktu rapat
2. Salam Pembuka
Gunakan sapaan berdasarkan hubungan dengan penerima. Untuk komunikasi formal, kamu bisa menggunakan 尊敬的 + nama/jabatan (zūnjìng de + nama/jabatan) yang berarti “Yang terhormat”.
Contoh:
尊敬的李经理：
Zūnjìng de Lǐ jīnglǐ:
Yang terhormat Manajer Li,
3. Pembukaan Email
Jelaskan tujuan email secara langsung setelah salam pembuka. Misalnya, kamu ingin mengonfirmasi jadwal, mengirim dokumen, atau menindaklanjuti pembicaraan sebelumnya.
Contoh:
感谢您之前的回复。关于会议安排，我想与您确认以下内容。
Gǎnxiè nín zhīqián de huífù. Guānyú huìyì ānpái, wǒ xiǎng yǔ nín quèrèn yǐxià nèiróng.
Terima kasih atas balasan Anda sebelumnya. Terkait jadwal rapat, saya ingin mengonfirmasi beberapa hal berikut.
4. Isi dan Permintaan
Sampaikan informasi atau permintaan secara spesifik agar penerima tidak perlu menebak maksud email. Jika ada beberapa pembicaraan bisnis yang perlu dibahas, gunakan poin agar informasi lebih mudah dibaca.
5. Penutup
Akhiri email dengan ungkapan terima kasih dan harapan untuk mendapatkan balasan. Hindari menutup email terlalu santai jika penerimanya adalah klien atau mitra bisnis.
Contoh:
期待您的回复，谢谢您的配合。
Qīdài nín de huífù, xièxie nín de pèihé.
Saya menantikan balasan Anda. Terima kasih atas kerja samanya.
Kosakata untuk Menyampaikan Permintaan dan Keluhan Secara Sopan
Dalam komunikasi bisnis, menyampaikan permintaan atau keluhan secara langsung bukan berarti harus terdengar keras. Pemilihan kata seperti 请 (qǐng), 希望 (xīwàng), dan 麻烦 (máfan) dapat membantu membuat penyampaian terdengar lebih halus.
| Kosakata/Frasa Mandarin + Pinyin | Arti | Contoh Penggunaan |
| 请 (qǐng) | Tolong/silakan | 请您确认一下。 (Qǐng nín quèrèn yíxià.) — Mohon/Tolong Anda konfirmasi. |
| 希望 (xīwàng) | Berharap | 希望您可以理解。 (Xīwàng nín kěyǐ lǐjiě.) — Kami berharap Anda dapat memahami. |
| 麻烦 (máfan) | Merepotkan/mohon bantuan | 麻烦您发给我。 (Máfan nín fā gěi wǒ.) — Mohon bantu kirimkan kepada saya. |
| 确认 (quèrèn) | Mengonfirmasi | 请确认附件内容。 (Qǐng quèrèn fùjiàn nèiróng.) — Mohon konfirmasi isi lampiran. |
| 延迟 (yánchí) | Keterlambatan | 订单出现了延迟。 (Dìngdān chūxiàn le yánchí.) — Pesanan mengalami keterlambatan. |
| 问题 (wèntí) | Masalah | 我们发现了一些问题。 (Wǒmen fāxiàn le yìxiē wèntí.) — Kami menemukan beberapa masalah. |
| 解决 (jiějué) | Menyelesaikan | 我们会尽快解决这个问题。 (Wǒmen huì jǐnkuài jiějué zhège wèntí.) — Kami akan segera menyelesaikan masalah ini. |
| 抱歉 (bàoqiàn) | Mohon maaf | 对于给您带来的不便，我们感到十分抱歉。 (Duìyú gěi nín dài lái de bùbiàn, wǒmen gǎndào shífēn bàoqiàn.) — Kami dengan tulus memohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan. |
| 建议 (jiànyì) | Saran | 我们建议调整交货时间。 (Wǒmen jiànyì tiáozhěng jiāohuò shíjiān.) — Kami menyarankan penyesuaian waktu pengiriman. |
| 回复 (huífù) | Balasan | 期待您的回复。 (Qīdài nín de huífù.) — Kami menantikan balasan Anda. |
Perhatikan bahwa keluhan dalam komunikasi profesional sebaiknya berfokus pada masalah dan solusi, bukan menyalahkan pihak tertentu. Misalnya, daripada mengatakan bahwa pihak lain “melakukan kesalahan”, kamu bisa menjelaskan masalah yang ditemukan lalu meminta klarifikasi atau solusi.
Contoh Dialog Telepon Bisnis Bahasa Mandarin
Setelah memahami frasa dasar, kamu bisa menggabungkannya menjadi percakapan yang lebih realistis. Berikut contoh situasi ketika seseorang menelepon mitra bisnis untuk mengonfirmasi jadwal rapat.
1. Menelepon untuk Mengonfirmasi Jadwal Meeting
A: 您好，请问您是李经理吗？
Nín hǎo, qǐngwèn nín shì Lǐ jīnglǐ ma?
Halo, apakah Anda Manajer Li?
B: 您好，我是。请问您是哪位？
Nín hǎo, wǒ shì. Qǐngwèn nín shì nǎ wèi?
Halo, saya sendiri. Dengan siapa saya berbicara?
A: 我是王丽，来自ABC公司。现在方便说话吗？
Wǒ shì Wáng Lì, láizì ABC gōngsī. Xiànzài fāngbiàn shuōhuà ma?
Saya Wang Li dari perusahaan ABC. Apakah sekarang Anda bisa berbicara?
B: 可以，请说。
Kěyǐ, qǐng shuō.
Bisa, silakan.
A: 我想跟您确认一下明天的会议时间。
Wǒ xiǎng gēn nín quèrèn yíxià míngtiān de huìyì shíjiān.
Saya ingin mengonfirmasi waktu rapat besok.
B: 好的，会议还是上午十点吗？
Hǎo de, huìyì háishi shàngwǔ shí diǎn ma?
Baik, apakah rapatnya tetap pukul sepuluh pagi?
A: 是的。感谢您的时间，我们明天见。
Shì de. Gǎnxiè nín de shíjiān, wǒmen míngtiān jiàn.
Betul. Terima kasih atas waktunya, sampai bertemu besok.
Template Email Bisnis Bahasa Mandarin
Selain telepon, kemampuan menulis email formal dapat membantu kamu menyampaikan informasi secara lebih terstruktur. Template berikut bisa digunakan sebagai dasar dan disesuaikan dengan kebutuhan komunikasi.
主题：关于明天会议时间及会议安排的确认
Zhǔtí: Guānyú míngtiān huìyì shíjiān jí huìyì ānpái de quèrèn
Subjek: Konfirmasi Waktu dan Agenda Rapat Besok
尊敬的李经理：
Zūnjìng de Lǐ jīnglǐ:
Yang terhormat Manajer Li,
您好！感谢您之前的回复以及对本次项目的关注。关于明天的会议安排，我想与您确认一下具体的会议时间和相关安排，以便我们提前做好准备。
Nín hǎo! Gǎnxiè nín zhīqián de huífù yǐjí duì běn cì xiàngmù de guānzhù. Guānyú míngtiān de huìyì ānpái, wǒ xiǎng yǔ nín quèrèn yíxià jùtǐ de huìyì shíjiān hé xiāngguān ānpái, yǐbiàn wǒmen tíqián zuò hǎo zhǔnbèi.
Halo! Terima kasih atas balasan dan perhatian Anda terhadap proyek ini. Terkait rapat besok, saya ingin mengonfirmasi waktu dan beberapa pengaturan terkait agar kami dapat melakukan persiapan terlebih dahulu.
根据之前的讨论，会议暂定于明天上午十点开始，预计持续一个小时。如果会议时间或安排没有变化，我们将按照原定计划参加会议。此外，我们也会提前准备项目进度和相关资料，方便会议期间进行讨论。
Gēnjù zhīqián de tǎolùn, huìyì zàndìng yú míngtiān shàngwǔ shí diǎn kāishǐ, yùjì chíxù yí ge xiǎoshí. Rúguǒ huìyì shíjiān huò ānpái méiyǒu biànhuà, wǒmen jiāng ànzhào yuándìng jìhuà cānjiā huìyì. Cǐwài, wǒmen yě huì tíqián zhǔnbèi xiàngmù jìndù hé xiāngguān zīliào, fāngbiàn huìyì qījiān jìnxíng tǎolùn.
Berdasarkan pembahasan sebelumnya, rapat sementara dijadwalkan besok pukul sepuluh pagi dan diperkirakan berlangsung selama satu jam. Jika tidak ada perubahan waktu atau pengaturan, kami akan mengikuti jadwal yang telah ditentukan. Selain itu, kami juga akan menyiapkan perkembangan proyek dan dokumen terkait terlebih dahulu agar dapat dibahas selama rapat.
如果会议时间需要调整，或者您还有其他需要讨论的事项，请您提前告知我们，我们会根据您的安排进行调整。为了确保会议能够顺利进行，也请您确认一下明天的会议时间以及参加人员。
Rúguǒ huìyì shíjiān xūyào tiáozhěng, huòzhě nín hái yǒu qítā xūyào tǎolùn de shìxiàng, qǐng nín tíqián gàozhī wǒmen, wǒmen huì gēnjù nín de ānpái jìnxíng tiáozhěng. Wèile quèbǎo huìyì nénggòu shùnlì jìnxíng, yě qǐng nín quèrèn yíxià míngtiān de huìyì shíjiān yǐjí cānjiā rényuán.
Jika waktu rapat perlu disesuaikan atau ada hal lain yang ingin Anda bahas, mohon beri tahu kami sebelumnya dan kami akan menyesuaikannya dengan pengaturan Anda. Agar rapat dapat berjalan lancar, mohon konfirmasi kembali waktu rapat besok serta peserta yang akan hadir.
如果您有任何问题或需要我们提前准备其他资料，也欢迎随时与我联系。期待明天与您见面，并就项目的后续安排进行进一步讨论。
Rúguǒ nín yǒu rènhé wèntí huò xūyào wǒmen tíqián zhǔnbèi qítā zīliào, yě huānyíng suíshí yǔ wǒ liánxì. Qīdài míngtiān yǔ nín jiànmiàn, bìng jiù xiàngmù de hòuxù ānpái jìnxíng jìnyíbù tǎolùn.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan dokumen lain yang perlu kami siapkan terlebih dahulu, jangan ragu untuk menghubungi saya kapan saja. Saya menantikan pertemuan dengan Anda besok untuk membahas lebih lanjut rencana proyek selanjutnya.
期待您的回复。感谢您的配合！
Qīdài nín de huífù. Gǎnxiè nín de pèihé!
Saya menantikan balasan Anda. Terima kasih atas kerja samanya!
此致, 敬礼！
Cǐzhì, jìnglǐ!
Hormat kami,
王丽
Wáng Lì
Template tersebut bisa kamu modifikasi sesuai kebutuhan, misalnya untuk mengirim dokumen, meminta informasi, mengonfirmasi jadwal, menindaklanjuti meeting, atau menyampaikan kendala. Yang terpenting, pertahankan struktur formal dan gunakan 您 (nín) untuk penyampaian yang lebih sopan.
Perbedaan Membalas Email dan Telepon Bisnis Bahasa Mandarin
Meski sama-sama digunakan untuk komunikasi profesional, cara merespons email dan telepon bisnis bahasa Mandarin tidak sepenuhnya sama, berikut perbedaannya secara garis besar.
- Email lebih terstruktur, jadi gunakan kalimat lengkap, sapaan formal, dan penutup yang sopan.
- Telepon lebih spontan, sehingga kalimat biasanya lebih pendek dan langsung mengikuti alur percakapan.
- Email cenderung lebih formal, terutama ketika menghubungi klien, atasan, atau mitra bisnis.
- Telepon tetap sopan, tetapi lebih fleksibel, misalnya menggunakan respons singkat seperti 好的 (hǎo de) atau 明白了 (míngbái le).
- Saat menulis, perhatikan pilihan kata dan susunan kalimat, sedangkan saat berbicara, fokus pada pengucapan, nada, dan kemampuan merespons dengan cepat.
- Jangan menerjemahkan gaya email secara mentah ke telepon, karena kalimat yang terlalu panjang dapat terdengar kaku ketika diucapkan.
Lancarkan Komunikasi Bisnis Bahasa Mandarin Bersama Cetta Mandarin!
Menguasai telepon dan email bisnis bahasa Mandarin membutuhkan lebih dari sekadar menghafalkan kosakata. Kamu perlu terbiasa menggunakan bahasa Mandarin dalam berbagai situasi komunikasi agar dapat berbicara dan menulis dengan lebih natural serta profesional.
Kalau kamu sudah memahami dasar bahasa Mandarin dan ingin memperdalamnya, Kelas Zhongji Shang dari Cetta Mandarin cocok untuk kamu karena:
- Memperdalam pemahaman Hanzi tanpa Pinyin untuk tingkat HSK 3
- Mengembangkan kosakata dan struktur kalimat Mandarin
- Berlatih menggunakan bahasa Mandarin dalam berbagai situasi
- Belajar secara private sesuai kebutuhan dan kemampuanmu
Siap membuat komunikasi profesional dalam bahasa Mandarin terasa lebih lancar? Mulai perjalanan belajarmu bersama Cetta Mandarin dan kembangkan kemampuan Mandarin yang sesuai dengan kebutuhanmu.
